Riigi Kinnisvara ASi korruptsiooniriskide ennetusmeetmed

(kinnitatud 18.01.2017)

Olemasolevad korruptsiooniriske ennetavad meetmed:

  1. RKAS eetikakoodeks (kinnitatud 04.09.2014):
    • Sätestab töötajatele esitatavad olulised eetilised põhimõtted ja toob välja tegevused, mida peetakse lubatavaks ning mida lubamatuks;
    • Töötajate pidev koolitamine nimetatud valdkonnas; sh uue töötaja sisenemisel organisatsiooni läbi uue töötaja sisseelamisprogrammi, teised töötajad perioodiliste koolituste raames.
  2. Kõigi töötajate majanduslike huvide deklareerimine 1-kord aastas:
    • RKAS üldkoosolek (riigihalduse ministri isikus) on 01.04.2016 kk nr 091 määratlenud nõukogu ja juhatuse liikmed, kui avalikke vahendeid käsutavate ametiisikutena, sh ka KVS mõistes huvide deklareerimise kohuslastena.
  3. Üldised meetmed, protsesside ja tegevuste juhtimissüsteem/kontrollikeskkond, sh:
    • Põhi- ja olulisemad tugiprotsessid on sisemiste kordade ja juhenditega kirjeldatud ning on töötajatele kättesaadavad;
    • Otsustusprotsesside läbipaistvus ning kooskõlastusprotseduurid (sh hierarhiline organisatsiooni struktuur, kollegiaalsed komiteed, elektroonilise dokumendihaldus-süsteemi kasutus);
    • Tehingute/maksete tegemisel funktsioonide lahususe rakendamine;
    • Eelarveline juhtimine;
    • Kinnitatud limiidid (vara/varaliste õiguste kasutamiseks, tehingute tegemisel);
    • Lähtumine üürimäärusest;
    • Infosüsteemide kasutajaõiguste määramine;
    • Määratletud RKAS ärisaladus ning selle käitlemise kord.
  4. Hankeprotseduurid, sh:
    • Hangete tegemise perioodilisus, kinnitatud ja avalikustatud hankeplaanid;
    • Hangete eelarvestamine, eelarvestamata hangete puhul eelnev kooskõlastus;
    • Riigihankekohuslasena jälgime hangete läbiviimisel seadusest tulenevaid nõudeid – täiendavalt rakendatud sisemine hangete menetlemise keskkond; 
    • Sisemine hangete läbiviimise protseduur – tegevused ja nõuded reguleeritud, toimub töötajate regulaarne koolitus, määratletud nõuded hankedokumentidele, hankedokumentide ühtsed mallid;
    • Riigihanke piirmäärast madalamate hangete puhul minimaalselt 3-e pakkumuse küsimise nõue, võrdlus turuhindadega, kohustuslik „nelja silma printsiip“ - hangete pidev monitooring (vahetud juhid, raamatupidamine) ning pistelised kontrollid (riskijuht, õigus- ja hankeosakond, audiitorid);
    • Hankekomisjonid – erinevate valdkondade lõikes erinevad kollegiaalsed organid, otsused protokollitakse;
    • Hankekomisjoni liikmete kohustus kinnitada igakordselt oma sõltumatust ning huvide konflikti puudumist konkreetse hanke osapoolte suhtes (kohustuslik ka RKASi välistele hankekomisjoni liikmetele);
    • Võimalikud konkurentsi kahjustavad kokkulepped ja korraldused (hanketa ostud) peavad olema põhjendatud hankekomisjoni otsusega ja/või eraldi täiendava juhtkonna kooskõlastusega.
  5. Tehingute tegemine:
    • Sisemine kord: kooskõlastusprotseduur, kinnitamine, vastutus, limiidid;
    • Funktsioonide lahusus (nt minimaalselt 2 allkirja nõue, kulujuhid valdkondade lõikes);
    • Kõrvalekalded standardlepingutest, kehtivate lepingute muutmine, erikokkulepped vajavad eraldi kinnitust ja/või õiguslikku analüüsi enne tehingu teostamist.
  6. Varade haldus:
    • Sisemine investeeringute hindamise- ja otsustusprotseduur;
    • Protseduurid finantstehingute tegemiseks;
    • Varade liikumise/mahakandmise/võõrandamise protseduurid (sõltuvalt varaobjektist enampakkumiste korraldamine, otsustusprotsess kollegiaalne, sisemine kooskõlastusprotseduur – sõltuvalt vara iseloomust kuni nõukoguni välja);
    • IT struktuuride kaitse organisatsiooniliste ja tehniliste vahenditega, et takistada õigustamata isikute (sh töötajate) juurdepääsu infole, süsteemidele (nt kasutajaõigused);
    • Rahalised limiidid varade kasutamisel (nt side, krediit- ja deebetkaardid);
    • Töötajate lähetuskulude hüvitamise kontroll ja kulueelarve järelevalve.
  7. Personal:
    • Personali värbamisel avalikud konkursid;
    • Töölepinguid allkirjastab juhatuse liige;
    • Alluvussuhete vältimine töötajate vahel, kes on omavahel sugulussidemetes või keda seob töötajaga ühine majapidamine.
  8. Sponsorlustegevus:
    • Kollegiaalne otsustamine, otsuste avalikkus, kirjalikud lepingud, seotuse puhul otsustamisest taandumise kohustus.
  9. Juhtorganite poolne järelevalve:
    • Funktsioneeriv auditi komitee;
    • Riskijuhi funktsioon.
  10. Siseaudit:
    • Nõukogu poolt kinnitatud siseauditite kava;
    • Sisse ostetud siseaudiitori teenus.
  11. Välisaudit:
    • Mh seotud osapooltega tehtud tehingute kontroll.
  12. Väärkäitumisest teavitamise kanalid:
    • Toimiv anonüümne vihjeliin (e-post, veebivorm ning kõneliin – teadete 24/7 vastuvõtmine ja salvestamine 3-s keeles), informatsiooni edastaja konfidentsiaalsuse tagab sõltumatu partner;
    • Perioodiline aruandlus;
    • Kokku lepitud vihje/teate analüüsimise protsess.

Planeeritavad täiendavad korruptsiooniennetuse meetmed:

  1. Korruptsioonialase teadlikkuse suurendamine ja säilitamine:
    • Regulaarsete (minimaalselt 1 kord aastas) valdkonnaga seotud sisekoolituste korraldamine (vajadusel täiendavate käitumisjuhiste koostamine);
    • Töötajatele korruptsioonialase info kättesaadavuse lihtsustamine (nt intranetis, infoleht vms).
  2. Huvide konflikti vältimise juhend töötajatele:
    • Juhendi laiendamine ka RKASi tütarettevõttele ja nõukogule;
    • Selgitab piiranguid tehingute tegemiseks seotud isikutega;
    • Juhised kingituste andmise ja vastuvõtmise kohta;
    • Piirangud vara kasutamiseks isiklikel eesmärkidel;
    • Huvide konflikti korral teavitamise kohustus;
    • Määratud RKASi töötajate ringil majanduslike huvide deklareerimise kohustus alates 2017. a.
  3. Majanduslike huvide deklareerimine: 
    • Juhtorganite liikmetel, auditi komitee liikmetel ja määratud töötajatel palutakse kord aastas teada anda vähemalt enda ja seotud isikute teadaolevatest osalustest juriidilistes isikutes ning juriidiliste isikute juhtorganites.
  4. Hangete protseduuri täiendamine:
    • Hankekomisjoni liikmete poolt oma sõltumatust ning huvide konflikti puudumist kinnitava menetluse ning kontrollprotseduuride täpsustamine korruptsioonivastase seaduse mõistes sätestatud seotud osapooltega.
  5. Taustakontrolli tegemine:
    • Vastavalt riskianalüüsile võib läbi viia taustakontrolli nende isikute osas (nt juhtivate töötajate palkamisel nende maine ja tausta sobivuse osas), kelle puhul kaasneb kõrgem korruptsioonirisk.
  6. Roteerumine:
    • Kõrge korruptsiooniriskiga ametikohtade puhul võimalusel töötajate/juhtkonna liikmete rotatsioon.